Готуючись до виходу у відпустку з догляду за дитиною, критично важливо завчасно розібратися у механізмі нарахування допомоги по вагітності та пологах. У 2025 році механізм розрахунку залишається звичним, однак існують специфічні моменти, які потребують особливої уваги.

У даному матеріалі ми детально проаналізуємо формулу обчислення декретних виплат, визначимо, які доходи входять до розрахунку середньоденного заробітку, а також на практичних прикладах продемонструємо коректний підхід до визначення розміру компенсації. Інформація буде цінною як для співробітників, так і для фахівців з бухгалтерського обліку, які займаються підготовкою відповідної документації.

Ознайомтеся з деталями, щоб запобігти можливим помилкам та завчасно розрахувати власний бюджет на період перебування у декретній відпустці.

Перелік необхідної документації

• Заява співробітниці про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами
• Розпорядження керівника про декретну відпустку
• Заява-розрахунок для подання до Фонду
• Звіт про здійснення виплат
• Додаток 4 ДФ з ПДФО та ВЗ до Податкового розрахунку (заробітна плата + декретні)
• Декретні у Додатку Д1 Податкового розрахунку

Документи для призначення декретних виплат у 2025 році

Для призначення співробітниці допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами (декретних) необхідно сформувати наступний пакет документів:

• електронний листок непрацездатності (е-лікарняний), оформлений у зв’язку з вагітністю та пологами;
• заяву співробітниці про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• розпорядження організації про надання такої відпустки;
• заяву-розрахунок, направлену до Пенсійного фонду України (ПФУ).

Після здійснення виплати організація повинна направити до ПФУ повідомлення про перерахування коштів. Вся ця документація складається відповідно до діючого законодавства і служить підставою для правильного нарахування декретних.

Нормативно-правові акти, що регулюють нарахування декретних

Перш ніж переходити до обчислення розміру декретних, необхідно детально вивчити основні нормативно-правові акти, які регламентують даний процес. До них відносяться:

• Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105 (Закон № 1105);
• Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для нарахування виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 р. № 1266 (Порядок № 1266).

Ці нормативні документи містять детальні правила визначення середньої заробітної плати та розрахунку розміру допомоги для вагітних співробітниць.

Залишити заявку
067 341 76 94

Процедура оформлення документів для нарахування декретних у 2025 році

Початковим етапом для отримання декретних є оформлення листка непрацездатності, який зазвичай відкривається на 30-му тижні вагітності. Після оформлення лікарняного співробітниця повинна:

• поінформувати бухгалтера про наявність е-лікарняного для його верифікації в Електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ);
• подати заяву на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами;
• зазначити у заяві дату початку декретної відпустки, яка не може бути раніше дати відкриття лікарняного.

Після цього керівник організації видає відповідне розпорядження про надання відпустки.

Детальна інструкція оформлення та виплати декретних

Подальший алгоритм дій виглядає наступним чином:

1. Очікувати, коли електронний листок непрацездатності отримає статус «Готовий до сплати». Для декретних лікарняних (з кодом причини 2) цей статус присвоюється через 7 днів після відкриття листка (відповідно до п. 1 розділу ІІІ Порядку МОЗ № 1234);
2. Уповноважені особи організації (або комісія із соцстрахування) повинні прийняти рішення про призначення допомоги протягом трьох днів після зміни статусу лікарняного;
3. Бухгалтер формує та подає заяву-розрахунок через електронний кабінет Пенсійного фонду України. В межах одного подання можна включати до 200 лікарняних;
4. Після подання необхідно очікувати надходження коштів з ПФУ на спеціально відкритий банківський рахунок страхувальника — зазвичай це відбувається протягом трьох робочих днів.

Важливо пам’ятати: розрахунок суми допомоги здійснюється від дати початку відпустки, яка зазначена у розпорядженні, а не з моменту відкриття листка непрацездатності.

Залишити заявку
067 341 76 94

Правильний підрахунок 7 днів після відкриття е-лікарняного

Семиденний термін, необхідний для зміни статусу електронного листка непрацездатності в ЕСОЗ, відраховується не від дня відкриття лікарняного, а з наступного календарного дня. Наприклад, якщо е-лікарняний відкрито 28 квітня 2025 року, відлік починається з 29 квітня 2025 року. У такому випадку статус «Готовий до сплати» листок повинен отримати 6 травня 2025 року, тобто на восьмий день від початку відліку.

Важливо: у випадках вагітності та пологів продовження терміну через внесення змін до медичного висновку є малоймовірним. Саме з моменту набуття статусу «Готовий до сплати» листок непрацездатності вважається офіційно виданим.

Тривалість декретної відпустки в залежності від обставин

Розрахунок виплат за лікарняним у зв’язку з вагітністю і пологами залежить від тривалості декретної відпустки, яка визначається залежно від особливостей кожного конкретного випадку.

Якщо співробітниця оформляє відпустку з дати, зазначеної в листку непрацездатності, її тривалість зазвичай складає:

• 126 календарних днів — стандартна тривалість: 70 днів до пологів і 56 днів після;
• 140 календарних днів — у разі ускладнених пологів або народження кількох дітей (додається ще 14 днів до стандартних 126);
• 180 календарних днів — для жінок, які належать до постраждалих від Чорнобильської катастрофи.

Всі декретні виплати покриваються Пенсійним фондом України. Детальну інформацію щодо тривалості декретної відпустки дивіться у таблиці:

Примітки:

• Інструкція №455 — це документ МОЗ від 13.11.2001 р. №455, що регулює порядок видачі листків непрацездатності.
• При усиновленні замість листка непрацездатності подається копія судового рішення про усиновлення. Заяву потрібно подати не пізніше трьох місяців з дня набрання законної сили рішенням. У разі пропуску строку право на відпустку втрачається.

Залишити заявку
067 341 76 94

Методика розрахунку декретних виплат у 2025 році

Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами у 2025 році нараховується у розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу) співробітниці. Тобто сума денної виплати дорівнюватиме її середньоденному заробітку. Порядок розрахунку таких виплат регламентується Порядком №1266.

Формула для визначення суми декретних має наступний вигляд:

сума декретних = тривалість декретної відпустки (календарні дні) × середньоденна заробітна плата

Щоб обчислити середньоденну заробітну плату, використовується формула:

середньоденна зарплата = сума виплат за розрахунковий період / (кількість календарних днів розрахункового періоду – дні, які виключаються)

Розмір середньоденної зарплати залежить від виплат, нарахованих за місяці розрахункового періоду, та фактичної кількості днів, що враховуються.

Визначення розрахункового періоду для нарахування декретних

Розрахунковим періодом є 12 календарних місяців, що передують місяцю початку декретної відпустки. Він обчислюється у календарних днях, але із виключенням певних періодів:

• днів тимчасової непрацездатності (лікарняних);
• періоду відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відпустки для догляду за дитиною до 3-х або 6 років;
• днів відпустки без збереження заробітної плати;
• часу призупинення трудових відносин через військову агресію.

Приклад: Якщо співробітниця йде у декрет 28 квітня 2025 року, її розрахунковий період — з квітня 2024 року по березень 2025 року. Якщо дата виходу у декрет — 28 травня 2025 року, розрахунковим періодом буде травень 2024 — квітень 2025 року. Базова тривалість — 365 днів.

Однак, якщо в цей період співробітниця була, наприклад, 6 днів на лікарняному і 10 днів у відпустці без збереження зарплати, розрахунковий період зменшується до 349 днів (365 – 6 – 10).

Особливості врахування святкових і неробочих днів:

• При розрахунку виплат за вагітністю та пологами святкові дні враховуються та оплачуються.
• При усиновленні святкові дні виключаються з розрахункового періоду (згідно зі ст. 181 Закону «Про відпустки»).

Якщо співробітниця працює менше ніж 12 місяців, розрахунок здійснюється за фактично відпрацьовані повні календарні місяці. Якщо ж менше місяця — розрахунковим періодом буде фактичний відпрацьований час.

Зверніть увагу: дні минулих лікарняних і відпусток без збереження зарплати до розрахунку середньої зарплати для декретних не включаються.

Залишити заявку
067 341 76 94

Виплати, що враховуються при розрахунку декретних у 2025 році

Для правильного нарахування допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами необхідно чітко знати, які саме виплати можна враховувати при обчисленні середньоденного заробітку. Порядок визначення суми виплат регулюється Порядком №1266.

У розрахунок середньоденної зарплати включаються лише ті виплати за місяці розрахункового періоду, на які нараховано єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Проте існують винятки — деякі виплати до уваги не беруться. Зокрема, не враховуються:

• оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності (лікарняних за рахунок роботодавця);
• допомога по тимчасовій непрацездатності (оплачувана коштом ПФУ);
• допомога у зв’язку з вагітністю та пологами (декретні);
• будь-які виплати (наприклад, премії або відпускні), нараховані за місяць, який повністю виключено з розрахункового періоду (наприклад, місяць лікарняного або відпустки без збереження зарплати);
• матеріальна допомога разового характеру, що не обкладається ЄСВ (на лікування, оздоровлення дітей, поховання чи інші соціально-побутові потреби).

Таким чином, для розрахунку декретних беруться лише ті виплати, які були нараховані за фактично відпрацьований час та є базою для нарахування ЄСВ.

Мінімальний розмір середньоденної зарплати для обчислення декретних у 2025 році

При розрахунку допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами важливо пам’ятати: сума виплат за місяць не може бути меншою, ніж сума, обчислена виходячи з мінімальної заробітної плати на момент настання страхового випадку (п. 2 Порядку №1266).

Якщо фактична середня зарплата співробітниці нижча за цей мінімум, розрахунок середньоденної виплати проводиться за формулою з використанням коефіцієнта «30,44» — середньої кількості календарних днів у місяці:

середньоденна виплата = мінімальна зарплата ÷ 30,44

У 2025 році мінімальна заробітна плата встановлена на рівні 8000 грн. Відповідно, мінімальна середньоденна зарплата дорівнює:

8000 ÷ 30,44 ≈ 262,81 грн

Таким чином, мінімальна сума допомоги за 126 календарних днів декретної відпустки складе:

262,81 × 126 = 33 114,06 грн.

Важливо! Якщо у 2025 році мінімальна зарплата підвищиться, вже нараховані декретні перераховувати не потрібно. Також немає обов’язку «дотягувати» щомісячні виплати до мінімальної зарплати. Мінімальне обмеження застосовується лише на рівні середньоденної виплати.

Однак у деякі місяці може виникати різниця для нарахування ЄСВ — коли фактична база менша за мінімальну. Це стосується місяців з 28 або 30 календарними днями. Детальніше — у таблиці:

Мінімальна допомога у зв’язку з вагітністю та пологами у 2025 році

Залишити заявку
067 341 76 94

Максимальні обмеження середньоденної зарплати для розрахунку декретних у 2025 році

Обмеження через недостатній страховий стаж

Якщо співробітниця за 12 місяців перед виходом у декрет має страховий стаж менше 6 місяців, її середньоденна зарплата обмежується. Для розрахунку використовується подвійний розмір мінімальної зарплати, поділений на середню кількість календарних днів у місяці (30,44):

середньоденна зарплата ≤ (мінімальна зарплата × 2) ÷ 30,44

Для 2025 року розрахунок виглядає так:

(Розрахунок: 8000 грн × 2 ÷ 30,44 = 525,62 грн; 525,62 × 126 = 66228,12 грн)

Загальні обмеження для всіх співробітниць

Окрім обмеження для недостатнього стажу, для всіх співробітниць також діють такі правила:

• середньоденна зарплата не може перевищувати суму, визначену шляхом ділення максимальної бази нарахування ЄСВ за останній місяць розрахункового періоду на 30,44;
• сума допомоги у розрахунку за місяць не повинна бути більшою за максимальну базу ЄСВ для відповідного місяця.

У 2025 році максимальна база для нарахування ЄСВ дорівнює 20 мінімальних зарплат, тобто:

8000 × 20 = 160000 грн

Таке обмеження стосується кожного місяця окремо, і найбільше актуальне для місяців із 31 календарним днем.

Максимальна допомога у зв’язку з вагітністю та пологами у 2025 році

Примітки:

• Розрахунок середньоденної зарплати:
  • 3942,18 грн = (8000 × 15) ÷ 30,44
  • 5256,24 грн = (8000 × 20) ÷ 30,44
• Максимальна база ЄСВ у 2025 році: 160000 грн (8000 × 20)

Приклад розрахунку декретних виплат у 2025 році

Умови задачі

Співробітниця уклала трудовий договір 25 листопада 2024 року. 28 квітня 2025 року було оформлено е-лікарняний із причиною «Вагітність і пологи» (код непрацездатності «2»), тривалість — 126 календарних днів.

Розрахунковий період: грудень 2024 року — березень 2025 року (листопад 2024 виключається, оскільки це неповний місяць роботи).

Виплати за розрахунковий період подані у таблиці:

*У січні була відпустка за власний рахунок.

Розрахунок середньоденної зарплати

Середньоденна зарплата:

29721 грн ÷ (121 – 4) дні = 29721 ÷ 117 = 254,03 грн

Оскільки стаж співробітниці за останні 12 місяців менший за 6 місяців, застосовуються обмеження:

• Максимальне обмеження: 525,62 грн — обмеження дотримане, оскільки 254,03 грн ˂ 525,62 грн.
• Мінімальне обмеження: 262,81 грн — обмеження не дотримане, бо 254,03 грн ˂ 262,81 грн.

Тому для розрахунку декретних необхідно використовувати мінімальну середньоденну зарплату квітня 2025 — 262,81 грн.

Сума допомоги по вагітності та пологах

Розрахунок загальної суми:

262,81 грн × 126 днів = 33114,06 грн

Розподіл декретних по місяцях та нарахування ЄСВ

Примітки:

• ЄСВ-різниця застосовується, якщо сума допомоги та зарплати в місяці менша мінімальної зарплати (8000 грн). Мінімальний внесок ЄСВ за 2025 рік: 8000 × 0,22 = 1760 грн.
• У серпні мінімальна база ЄСВ не застосовується, оскільки співробітниця планує повернутись до роботи.
• Загальна сума ЄСВ включає 7310,53 грн ЄСВ із самих декретних виплат.

Залишити заявку
067 341 76 94

Порядок документального оформлення декретних виплат через ПФУ

Для оформлення виплати декретних використовуються ті самі документи, що й для лікарняних. Для оформлення рішення уповноваженої особи чи комісії можна використовувати документ довільної форми, взявши за основу протокол з постанови ФСС від 19.07.2018 р. № 13. Після позитивного рішення уповноважених осіб з соціального страхування, бухгалтерія може розпочати нарахування декретних виплат.

Далі, в найкоротші строки, подається до ПФУ заяву-розрахунок спеціальної форми, що зараз можна подати через електронний кабінет ПФУ. Після розгляду отриманих документів, ПФУ перераховує кошти на окремий поточний рахунок установи для виплати декретних співробітникам, зазначеним у заяві-розрахунку.

Нижче наведена таблиця, що демонструє строки проходження кожного етапу оформлення декретних виплат.

ТЕРМІНИ ОФОРМЛЕННЯ ДЕКРЕТНИХ ВИПЛАТ

*Або з дня подачі паперового листка непрацездатності на розгляд уповноважених осіб.

Зразок заповненої заяви-розрахунку, складеної на основі раніше розглянутого прикладу, надається нижче.

ЄСВ і декретні виплати у Додатку Д1

На суму декретних нараховується ЄСВ за ставкою 22% (для осіб з інвалідністю — 8,41%).

Всі декретні виплати відображаються в Додатку Д1 до Податкового розрахунку за той місяць, у якому вони були нараховані, незалежно від кількості днів (місяців) перебування співробітниці в декретній відпустці. Нижче наведено зразок заповненого Додатка Д1, складеного на основі раніше розглянутого прикладу, де було здійснено помісячний розподіл суми декретних виплат.

Нарахування декретних: бухгалтерські проводки

Бухгалтерські проводки для нарахування декретних виплат бюджетною установою наведено в таблиці нижче. Дані цифри були взяті з попереднього прикладу.

ОБЛІК ДЕКРЕТНИХ В БУХГАЛТЕРСЬКИХ ПРОВОДКАХ